Das Mahnwesen ist ein Teilgebiet der Debitorenbuchhaltung. Viele Unternehmen in Deutschland betreiben gar keine oder eine mangelhafte Debitorenbuchhaltung. Oft scheuen sie sich auch davor, säumige Kunden aus Angst sie zu verlieren, anzumahnen. Unter Umständen geht jedoch dem Unternehmen so viel Geld verloren, wenn ein effektives Mahnwesen fehlt.

Des weiteren gehört zu einem guten Mahnwesen die Bonitätsprüfung. Hierbei verschafft man sich ausreichend Kenntnisse über die Zahlungsfähigkeit und das Zahlungsverhalten der Kunden. Die Bonitätsprüfung wird in der Regel in gewissen Abständen wiederholt.

In einem effektiven Mahnwesen bietet es sich des weiteren an, mit den Kunden Verträge zu schließen, in denen ganz eindeutig geklärt ist, wann die jeweiligen Zahlungen fällig werden.

Auch sollte das Mahnwesen darauf achten, dass direkt nach der Warenlieferung oder der Auftragserledigung die Rechnung geschrieben wird. In ihr sollte genau festgelegt sein bis wann der Rechnungsbetrag eingegangen sein muss.

In einem funktionierenden Mahnwesen ist die Anlage einer Wiedervorlage, in der genau festgehalten ist, wann die Rechnungen fällig sind, ein sehr wichtiges Instrument. Wurde eine Rechnung nicht bezahlt, ist es die Aufgabe des Mahnwesens, Zahlungserinnerungen zu verfassen.

Bleiben die Zahlungserinnerungen ohne Erfolg besteht die Aufgabe des Mahnwesens darin, Mahnungen zu schreiben. Sind auch die Mahnungen erfolglos, wird im Mahnwesen über das weitere Vorgehen gegen den Schuldner entschieden. Über das sog. interne Mahnwesen kann ein Mahnbescheid erwirkt werden oder über das sog. externe Mahnwesen ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden.

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